Paratoi cyfrifon cwsmeriaid ac ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael
URN: PPL2FOH4
Sectorau Busnes (Suites): Lletygarwch - Cadw Tŷ a Swyddfa Flaen
Datblygwyd gan: People 1st
Cymeradwy ar:
01 Chwef 2016
Trosolwg
Mae’r safon hon yn ymdrin â chynnal cyfrifon cwsmeriaid trwy gofnodi ffioedd a newidiadau ar y cyfrif. Mae hefyd yn sôn am ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael trwy gwblhau’r dogfennau a gweithdrefnau perthnasol, a chofnodi sylwadau cwsmeriaid.
Mae’r safon hon i aelodau o'r staff sydd â chyfrifoldeb am ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael. Mae profiad y cwsmer yn dechrau pan mae’n cyrraedd ac yn gorffen pan mae’n gadael. Mae’r rhan olaf yr un mor bwysig â’r dechrau hyd yn oed os yw ei arhosiad wedi bod yn rhagorol ym mhob maes arall. Mae cwsmeriaid yn disgwyl i’r cyfrif fod yn gywir ac i’r holl weithdrefn fod mor ddidrafferth ac effeithlon ag sy’n bosibl.
Pan fyddwch wedi cwblhau’r safon hon byddwch yn gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i’w gyflawni:
•Paratoi cyfrifon cwsmeriaid ac ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
1. Cofnodi ffioedd yn rheolaidd ac yn gywir ar gyfrifon cwsmeriaid yn y system gyfrifon
2. Cofnodi unrhyw newidiadau i gyfrifon yn gywir ar gyfrifon cwsmeriaid
3. Ffeilio a storio dogfennau cyfrifon yn gywir bob amser
4. Cwblhau cyfrifon cwsmeriaid i’r cwsmer
5. Dilyn gweithdrefnau cyfrinachedd y sefydliad wrth ymdrin â chyfrifon cwsmeriaid
6. Cyfarch cwsmeriaid ac ymdrin â nhw mewn ffordd gwrtais, groesawgar ac effeithlon
7. Paratoi dogfennau ac eitemau angenrheidiol eraill cyn i’r cwsmer adael
8. Dangos y cyfrif i’r cwsmer iddo ei gadarnhau
9. Gwirio manylion cyfrif y cwsmer a gofyn am dâl yn ôl y gofyn
10. Cwblhau dogfennau ac ymdrin â nhw gan ddefnyddio’r system gyfrifon neu fwciadau gywir
11. Cwblhau holl weithdrefnau eraill y sefydliad ar gyfer cwsmeriaid sy’n gadael
12. Cofnodi sylwadau, cwynion ac awgrymiadau’r cwsmer a’u trosglwyddo i’r person neu adran briodol
13. Hyrwyddo gwasanaethau a chyfleusterau’r sefydliad fel bo’n briodol
14. Cynnig ymdrin ag unrhyw ofynion o ran bwcio yn y dyfodol a’u trefnu
15. Dymuno taith bleserus i’r cwsmer mewn ffordd sy’n cyfleu delwedd gadarnhaol a chwrtais ar ôl i’r holl weithdrefnau gadael gael eu cwblhau
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
1. Safonau’ch sefydliad o ran gofal cwsmeriaid a pham mae’n bwysig dilyn y rhain
2. Gofynion cyfreithiol sylfaenol sy’n ymwneud â pharatoi a chynnal cyfrifon cwsmeriaid
3. Gweithdrefnau eich sefydliad o ran cyfrifon cwsmeriaid, a pham mae’n bwysig dilyn y rhain
4. Pam mae’n rhaid diweddaru cyfrifon cwsmeriaid yn rheolaidd gyda ffioedd a newidiadau
5. Pam mae’n bwysig rhoi gwybodaeth lafar ac ysgrifenedig gywir i gwsmeriaid
6. Pam mae’n rhaid diogelu cyfrifon cwsmeriaid rhag cael eu cyrchu heb awdurdod
7. Y mathau o sefyllfaoedd annisgwyl a phroblemau a all godi gyda chyfrifon cwsmeriaid, a sut i ddelio â’r rhain yn gywir
8. Gofynion cyfreithiol sylfaenol sy’n ymwneud â llety, nwyddau a gwasanaethau ar werth
9. Arferion gweithio diogel a hylan wrth ymdrin â chwsmeriaid sy’n gadael
10. Gweithdrefnau eich sefydliad o ran cwsmeriaid sy’n gadael
11. Pam y dylid cofnodi cwynion, sylwadau ac awgrymiadau a’u trosglwyddo i’r person / adran briodol
12. Pam y dylai manylion unrhyw ffioedd ychwanegol fod ar gael i’r cwsmer
13. Y mathau o sefyllfaoedd annisgwyl a phroblemau a all godi wrth i gwsmeriaid adael a sut i ddelio â’r rhain yn gywir
14. Cyfleoedd i hyrwyddo’r sefydliad wrth i’r cwsmer adael
Cwmpas/ystod
1. Systemau cyfrifon neu fwciadau
1.1 cyfrifiadurol
1.2 llaw
1.3 ar-lein
Newidiadau i gyfrifon
2.1 ffioedd
2.2 lwfansau / gostyngiadau
2.3 ad-daliadau
2.4 blaendaliadau / rhagdaliadau
2.5 trosglwyddiadau
Cyfrifon cwsmeriaid
3.1 y rheiny lle mae angen rhandaliad
3.2 y rheiny lle mae angen taliad llawn
3.3 y rheiny lle nad oes angen i’r cyfrif gael ei setlo ar unwaith
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Dolenni I NOS Eraill
Cysylltiadau Allanol
Fersiwn rhif
Dyddiad Adolygu Dangosol
01 Maw 2021
Dilysrwydd
Ar hyn o bryd
Statws
Gwreiddiol
Sefydliad Cychwynnol
People 1st
URN gwreiddiol
PPL2FOH4
Galwedigaethau Perthnasol
Derbynnydd
Cod SOC
Geiriau Allweddol
paratoi, cyfrifon, cwsmeriaid, ymdrin, gadael