Prosesu gwybodaeth ar gyfer swyddogaeth y dderbynfa

Mae’r safon hon yn ymwneud â derbyn galwadau ffôn busnes. Mae ar gyfer pobl sy’n delio â chwsmeriaid dros y ffôn ac wyneb yn wyneb. Mae’n ymwneud â dod o hyd i wybodaeth i bobl eraill, er enghraifft cwsmeriaid a chydweithwyr, a rhoi’r wybodaeth hon iddynt yn gyflym ac yn glir. Mae’r safon hon hefyd yn ymwneud â gwirio rhifau a gwneud cyfrifiadau sylfaenol sy’n cynnwys rhifau cyfan ac arian (i ddau le degol).

Pan fyddwch chi wedi cwblhau’r safon hon, byddwch chi’n gallu dangos eich dealltwriaeth o’r canlynol, a’ch gallu i:
• Brosesu gwybodaeth ar gyfer swyddogaeth y dderbynfa

1. Ateb y ffôn yn brydlon, gan ddefnyddio arddull eich sefydliad
2. Cael gwybod pwy sy’n galw a phennu eu gofynion
3. Ateb ymholiadau yn gywir, yn unol â lefel eich cyfrifoldeb chi
4. Gwneud galwadau ffôn, ar eich rhan chi neu ar ran pobl eraill, gan ddefnyddio arddull a gweithdrefnau eich sefydliad
5. Rhoi gwybodaeth berthnasol yn brydlon ac yn gywir
6. Cyfeirio unrhyw ymholiadau sydd y tu hwnt i lefel eich cyfrifoldeb at yr aelod priodol o’r staff
7. Darganfod pa wybodaeth sydd ei hangen
8. Nodi ffynhonnell gywir y wybodaeth
9. Cael at y wybodaeth a’i threfnu’n glir ac yn drefnus
10. Rhoi’r wybodaeth i’r sawl sydd wedi gofyn amdani, o fewn terfynau amser cytunedig
11. Rhoi gwybodaeth berthnasol yn unig, gan sicrhau eich bod yn cynnal cyfrinachedd bob amser
12. Gofyn am help gan aelod priodol o’r staff pan nad ydych chi’n gallu dod o hyd i’r wybodaeth ofynnol
13. Esbonio’n gwrtais wrth yr unigolyn sy’n gofyn am y wybodaeth os cawsoch broblemau wrth ddod o hyd i’r wybodaeth
14. Wrth weithio gyda rhifau, gwirio i sicrhau eu bod nhw’n gywir
15. Gwneud cyfrifiadau sylfaenol a’u gwirio
16. Cyflwyno canlyniadau eich gwiriadau a’ch cyfrifiadau yn daclus ac yn glir
17. Rhoi gwybod i’r aelod priodol o’r staff yn brydlon am unrhyw wallau neu bethau nad ydynt yn cyfateb

1. Arddull eich sefydliad ar gyfer ateb a gwneud galwadau ffôn a pham mae’n bwysig defnyddio’r arddull hon
2. Sut i sefydlu perthynas ac ewyllys da gyda phobl ar y ffôn
3. Y gwahanol fathau o gyfarpar ffôn yn eich gweithle a sut i’w defnyddio
4. Pam mae’n bwysig cyfathrebu’n effeithiol ac yn effeithlon
5. Sut i wrando, dehongli, dethol a chofnodi gwybodaeth
6. Pa mor gyflym ddylech chi ateb y ffôn
7. Pam mae’n bwysig sefydlu perthynas ac ewyllys da â galwyr
8. Sut i gyfansoddi negeseuon yn gywir ac yn effeithiol
9. Pam mae’n bwysig dehongli gwybodaeth a chyfarwyddiadau yn gywir
10. Ffynonellau gwybodaeth y gallwch eu defnyddio i helpu gydag ymholiadau
11. Polisïau a gweithdrefnau cyfrinachedd eich sefydliad a pham mae’n rhaid i chi ddilyn y rhain
12. Gofynion cyfreithiol sylfaenol perthnasol ar gyfer diogelu data
13. Sut i adio, tynnu, lluosi a rhannu rhifau
14. Sut i wirio ffigurau yn erbyn ffynonellau gwybodaeth eraill
15. Sut i gadarnhau bod ffigurau’n gywir
16. Beth yw’r gweithdrefnau ar gyfer anfon ymlaen eitemau sydd wedi cael eu gwirio
17. Beth yw’r gweithdrefnau adrodd ar gyfer anghysondebau

1. Galwadau ffôn
17.1 i ac oddi wrth bobl o’r tu mewn i’ch sefydliad
17.2 i ac oddi wrth bobl o’r tu allan i’ch sefydliad

2. Ffynonellau gwybodaeth
2.1 o fewn y sefydliad
2.2 ffynonellau allanol
2.3 eich nodiadau eich hun

3. Person sy’n gofyn am wybodaeth
3.1 y tu mewn i’ch sefydliad
3.2 o’r tu allan i’ch sefydliad

4. Cyfrifiadau sylfaenol
4.1 adio, tynnu, lluosi a rhannu rhifau cyfan
4.2 adio, tynnu, lluosi a rhannu arian i ddau le degol

Cyfrinachedd
Peidio â rhoi gwybodaeth i bobl na ddylent gael y wybodaeth honno

Lefel cyfrifoldeb
Beth mae eich sefydliad yn caniatáu i chi ei wneud a ddim yn caniatáu i chi ei wneud