Datblygu a chynnal systemau gwybodaeth reoli ar gyfer achosion o drais yn y gweithle
Trosolwg
Mae'r safon hon yn ymwneud â datblygu a chynnal systemau gwybodaeth reoli ar gyfer achosion o drais yn y gweithle. Mae'n cynnwys cynhyrchu system wybodaeth ansoddol i helpu i atal a rheoli trais sy'n gysylltiedig â gwaith a monitro digwyddiadau sy'n gysylltiedig â gweithwyr. Mae hefyd yn ymwneud â defnyddio'r systemau i gynhyrchu adroddiadau a gwneud yn siŵr bod y rhain ar gael ar gyfer adolygiadau.
Mae'r safon hon ar gyfer unrhyw un sy'n gyfrifol am ddatblygu a chynnal systemau gwybodaeth reoli ar gyfer data am achosion o drais yn y gwaith.
Meini prawf perfformiad
Mae'n rhaid eich bod chi'n gallu:
- sefydlu amcanion, cwmpas a gofynion y system wybodaeth i allu gofyn am yr wybodaeth angenrheidiol
- datblygu systemau gwybodaeth reoli i fodloni gofynion y sefydliad
- cynnwys rheolwyr a gweithwyr i’w hannog i roi gwybod am achosion yn y dyfodol
- cadarnhau bod yr holl wybodaeth yn gyfredol ac yn cydymffurfio â’r gofynion a nodir ym mholisi a gweithdrefnau’r sefydliad
- diweddaru'r systemau'n rheolaidd gan wneud yn siŵr bod yr wybodaeth yn cyfateb i'r holl ddeunyddiau perthnasol eraill
- storio gwybodaeth yn unol â rheoliadau statudol perthnasol mewn perthynas â chofnodion data
- sefydlu mynedfeydd perthnasol ar gyfer rheoli systemau gwybodaeth
- gwneud yn siŵr bod yr wybodaeth ar gael yn y fformat penodedig ar gyfer gweithwyr awdurdodedig
- gwneud y cofnodion yn hygyrch i bob defnyddiwr awdurdodedig
- dadansoddi'r wybodaeth yn unol â gofynion penodol
- paratoi'r adroddiadau gofynnol drwy ddefnyddio'r wybodaeth sydd ar gael
- cadarnhau bod yr wybodaeth yn gyflawn ac yn ddiogel
- ymgynghori â gweithwyr perthnasol ynghylch sut i wella lles, iechyd a diogelwch gan ddefnyddio’r wybodaeth a gedwir
- diweddaru'r wybodaeth a gedwir drwy gynnwys unrhyw fanylion neu fanylebau newydd
- gwneud yn siŵr bod yr wybodaeth ar gael i adolygu'r polisi a'r gweithdrefnau
- cyfathrebu'r adroddiadau a baratowyd a'r penderfyniadau ar gamau gweithredu i'r holl weithwyr perthnasol
Gwybodaeth a Dealltwriaeth
You need to know and understand:
- y gweithdrefnau diogelu cyfrinachedd yn unol â rheoliadau diogelu data
- eich dyletswyddau cyfreithiol ar gyfer sicrhau lles, diogelwch ac iechyd eich hun a gweithwyr eraill yn y gweithle
- y sianeli cyfathrebu yn eich sefydliad
- y gweithdrefnau perthnasol ar gyfer rhoi gwybod am anafiadau, clefydau, damweiniau y bu ond y dim iddynt ddigwydd a digwyddiadau peryglus
- rolau a chyfrifoldebau'r holl weithwyr yr ydych yn gyfrifol amdanynt
- pwysigrwydd hysbysu gweithwyr a’u cynnwys mewn trafodaethau am drais yn y gwaith
- pwrpas y systemau gwybodaeth a'r math o ddata sydd ei angen
- sut i ddatblygu system briodol fel bod modd adalw gwybodaeth yn gyflym ac yn effeithlon mewn modd diogel
- â phwy i gysylltu i gael yr holl fanylion perthnasol am y systemau gwybodaeth
- y data priodol i'w gasglu a'r dulliau dadansoddi
- sut i gynhyrchu gwybodaeth gryno a chlir o systemau gwybodaeth
- sut i osod amcanion perfformiad realistig i fodloni safonau sefydliadol a phroffesiynol
- y gweithwyr a awdurdodwyd i dderbyn y data
- pwysigrwydd cynnwys gweithwyr i’w hannog i roi gwybod am achosion yn y dyfodol
- pwysigrwydd cadw cofnodion cywir o bob trafodaeth ac adolygiad
- y cyfrifoldebau cyfreithiol a pholisi a gweithdrefnau eich sefydliad
Cwmpas/ystod
Cwmpas Perfformiad
Gwybodaeth Cwmpas
Gwerthoedd
Ymddygiadau
Sgiliau
Geirfa
Ymddygiad ymosodol
Unrhyw ymddygiad neu weithredoedd sy’n ceisio niweidio person neu eiddo ffisegol.
Cyfathrebu ymosodol
Dull cyfathrebu lle mae unigolion yn mynegi eu teimladau a’u barn ac yn eirioli dros eu hanghenion mewn ffordd sy’n amharu ar hawliau pobl eraill.
Gwrthdaro
Sefyllfa lle ceir gwrthwynebiad ac anghytundeb rhwng dau berson neu ragor neu grwpiau o bobl, a nodweddir weithiau gan gam-drin geiriol, ymddygiad bygythiol neu drais corfforol.
Rheoli Gwrthdaro
Yr arfer o nodi gwrthdaro a’i drin mewn modd synhwyrol, teg ac effeithlon. I reoli gwrthdaro mae angen sgiliau megis cyfathrebu effeithiol, datrys problemau, a thrafod gyda phwyslais ar fuddiannau cyffredin a diogelu pawb dan sylw.
Asesiad Risg Dynamig
Mae hwn yn asesiad parhaus o'r risgiau a wynebir mewn sefyllfa wrth iddi ddatblygu i wneud yn siŵr bod yr ymateb mwyaf diogel a mwyaf effeithiol yn cael ei ddefnyddio.
Cyfarpar
Gallai’r rhain gynnwys cyfarpar fel peiriannau galw, ffonau symudol, walkie-talkies, botymau panig, systemau annerch cyhoeddus, ac ati.
Gwerthuso
Y broses o benderfynu a yw eitem neu weithgaredd yn bodloni meini prawf penodol.
Gall gynnwys cymharu digonolrwydd polisïau a gweithdrefnau ag arferion cyfredol neu safonau proffesiynol i reoli trais sy’n gysylltiedig â gwaith.
Asesiad Risg Generig
Dyma:
- archwiliad o'r gwaith a gweithgareddau'r gweithle i nodi beth allai achosi niwed i bobl (perygl); ac
- asesiad o’r posibilrwydd, uchel neu isel, y gallai rhywun gael ei niweidio gan y peryglon a nodwyd, yn ogystal ag awgrym o ba mor ddifrifol y gallai’r niwed fod (y risg).
Ar sail yr asesiad hwn gwneir penderfyniad ynghylch pa gamau atal neu reoli y dylid eu cymryd i atal y posibilrwydd o niwed.
Ymyrraeth Gorfforol
Dylai hyn gynnwys technegau diogelwch personol i leihau effaith ymddygiadau peryglus, safiadau amddiffynnol, ymddieithrio a thechnegau ymwahanu” (wrth ymateb i ymddygiadau bygythiol yn gorfforol neu amddiffyn eich hun neu rywun arall) neu “dechnegau atal” (wrth gyfyngu’n gorfforol ar symudiad person).
Amgylchedd Gwaith a Diwylliant Positif
Amgylchedd gwaith a diwylliant nad yw'n goddef unrhyw ymddygiad treisgar.
Gweithdrefnau
Cyfres o gamau mewn trefn bendant a rheolaidd sy'n rhoi polisi ar waith.
Rhagofalon
Gallai’r rhain gynnwys: rhwystrau amddiffynnol, dillad amddiffynnol, ymatebion diogeledd, gweithio mewn parau neu dimau yn lle gweithio ar eich pen eich hun, ac ati.
Person Cyfrifol
Person a enwir yng ngweithdrefnau’r sefydliad fel un sydd â chyfrifoldeb dros achosion o drais yn y gwaith.
Risg
Risg yw’r tebygolrwydd o niwed posibl o ganlyniad i wireddu’r perygl o dan sylw.
Mae maint y risg yn dibynnu ar:
- y tebygolrwydd y bydd y niwed hwnnw'n digwydd;
- difrifoldeb posibl y niwed hwnnw, h.y. unrhyw anaf neu effaith andwyol ar iechyd o ganlyniad i’r niwed; a’r
- boblogaeth a allai gael ei heffeithio gan y perygl, h.y. nifer y bobl a allai fod yn agored i’r perygl.
Ffynhonnell: Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch (HSE) “Rheoli iechyd a diogelwch yn y gwaith – Côd Ymarfer ac Arweiniad Cymeradwy”.
Arferion Gwaith Diogel
Dulliau diogel sefydledig o gynnal gweithgareddau, gweithdrefnau neu dechnegau a ddefnyddir wrth gyflawni eich swydd neu weithgareddau gwaith i gyflwyno gwasanaeth sydd â'r lefelau ansawdd ac effeithlonrwydd sy'n ofynnol gan y sefydliad.
Defnyddwyr Gwasanaethau
Er enghraifft: myfyrwyr ysgol, cleifion, cleientiaid, teithwyr, cwsmeriaid, carcharorion, y cyhoedd, rhieni, gwirfoddolwyr a gofalwyr.
Sbardunau Trais
Ffactorau a allai achosi trais. Gellir eu categoreiddio yn ôl pedwar math gwahanol:
- ffactorau personol dros dro er enghraifft, defnyddiwr y gwasanaeth yn anghyfforddus oherwydd diffyg bwyd, cynhesrwydd, golau, neu ymddwyn yn heriol o dan ddylanwad diod neu gyffuriau, neu
- ffactorau personol parhaus megis iechyd meddwl sy'n gwaethygu, anhawster neu anabledd, sy'n atal cyfathrebu, symudiad neu ymddygiad arferol, neu
- ffactorau amgylcheddol dros dro fel ystafell boeth, swnllyd, orlawn, dynameg gwaith gwael o ran cynllun dodrefn, ac ati, neu
- ffactorau amgylcheddol parhaus megis disgwyliadau gormodol gan ddefnyddiwr y gwasanaeth, neu bod ansawdd y gwasanaeth a gynigir yn methu’n gyson â bodloni safonau gofynnol y defnyddiwr.
Trais sy'n Gysylltiedig â Gwaith
Dyma ddiffiniad yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch o drais sy’n gysylltiedig â gwaith: “Unrhyw ddigwyddiad lle mae person yn cael ei gam-drin, ei fygwth neu yr ymosodir arno mewn amgylchiadau sy’n ymwneud â’i waith’.